电子档案载体的保管

电子档案所使用的磁性介质和光介质材料与纸张相比有许多不同之处，在保管上除了遵循一般的档案保管原则与方法外，还应采取一些针对电子档案载体的特殊保管方法。

电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到外界环境的影响，必须对其进行有效的检测和维护。

1.控制适宜的温湿度

温湿度是影响电子档案载体寿命的重要因素，应保持环境温湿度在一定的范围内相对稳定。

依据《电子文件归档与管理规范》，温度应在17℃~20℃、湿度应在35%~45%的范围内，24小时的温度变化不能超过3℃ ，相对湿度的误差范围应控制在±5%。

2.防止环境中强大的电磁场干扰

磁记录载体主要是通过介质上磁场的强弱和方向记录与读取信息的。

外界环境强大的电磁场作用于磁介质上的磁场，可以使介质中的剩磁发生消磁、退磁或磁化现象，破坏记录的信息，影响读取效果。最好用专用防磁柜来存放电子档案。

3.防止灰尘

磁盘或光盘的表面落上灰尘，可能会被其划伤，引起信息的损失。

灰尘中的化学成分与霉菌则会引起载体片基的损害。因此应尽量减少环境的含尘量。

4.防火、防光、防有害气体

光线中的紫外线对电子文件载体破坏力比较大。

它主要是与档案载体发生氧化作用，使载体的盘基或带基老化，脆性增加，强度降低。

有害气体如二氧化碳、二氧化氮、硫化氢等具有酸性与氧化性。它们被载体吸附时会分解出酸性有害物质，腐蚀破坏载体，还可能产生色斑，使信息丢失。

5.加强日常管理维护工作

软盘的标签应写好后贴上，若已有标签，不能用四珠笔等硬笔书写或修改，以免划伤磁盘；

归档载体应放入规定的盒内，避免手直接接触盘面，载体应直立存放于防磁装具内，不能平放，不能在上面放置重物，以防软盘变形；

维护电子档案的计算机严禁使用非法软件，以免感染病毒或恶意程序；

确保存储场所温湿度变化范围分别为±3℃与±5% ；对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10% ，如发现问题及时采取恢复措施；

定期对磁带进行倒带，读带前将磁带按正常速度全程进带、倒带两次；

设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年；

磁性载体上的电子文件每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年

定期将检验结果填入电子档案管理登记表。